Die vier Dimensionen der Schichtplanung in der Logistik

Einer aktuellen Umfrage zufolge sehen rund 80 Prozent aller Unternehmen die Digitalisierung als eine der Hauptherausforderungen im Bereich der Logistik. Dazu zählen natürlich auch die Digitalisierung und Automatisierung der Personalprozesse und des Personalmanagements. Denn Arbeiten 4.0 in der Logistik bedeutet Arbeitszeiten im Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern agil und bedarfsoptimiert zu gestalten. Eine Schichtplanung muss deshalb vier Dimensionen berücksichtigen: Auslastung, Kosten, Arbeitszeitwünsche und Qualifikationen. Der folgende Beitrag zeigt, wie digitales Workforce Management hilft, diese Komplexität zu managen. 
 

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Die optimale Auslastung sichern

Volatile Auftragslagen in der Logistik führen oft dazu, dass die Personaleinsatzplanung wöchentlich bis täglich und manchmal sogar noch kurzfristiger angepasst werden muss. Manuelle Tools für die Schichtplanung, zum Beispiel Excel-Tabellen, ermöglichen keinen flexiblen, am tatsächlichen Bedarf ausgerichteten Personaleinsatz. Das Resultat ist oft der komplette Stillstand am Band, unbeliebte Last-Minute Zusatzschichten oder die aufwändige Suche nach den passenden Ersatzkräften. Die Grundvoraussetzung für eine flexible, im besten Fall auftragsorientierte Schichtplanung in der Logistik ist der Online-Austausch von Daten aus Warenwirtschaft und digitaler Personaleinsatzplanung sowie Zeitwirtschaft. Die Auftragszahlen dienen Logistikunternehmen als Grundlage für eine mengenbasierte Bedarfsplanung in einem definierten Zeitintervall. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen Abwesenheits- und Urlaubsquoten ein. Auf diese Weise lässt sich bereits im Vorfeld vermeiden, dass Urlaub oder Freizeitausgleich genehmigt werden, wenn die Personaldecke dünn und die Auslastung hoch ist.

Die Arbeitszeitkosten im Blick behalten  

Sind Software-Lösungen für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft voll integriert, hat der Planer die Zeitkonten sowie die Qualifikationen und Abwesenheiten seines Teams jederzeit in Echtzeit im Blick. In seinem Planungs-Cockpit sieht er genau, ob die für die Tagesplanung benötigten Personalkapazitäten vorhanden sind. So kann er zum Beispiel bei drohender Cut-Off Time kurzfristig reagieren. Mitarbeiterbezogene Informationen sowie Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen, anfallende Zuschläge und Mindest- bzw. Maximalbesetzungen fließen automatisch in die Personaldisposition ein. Die Software erstellt einen Planvorschlag, der all diesen Kriterien optimal entspricht. Dabei lassen sich die einzelnen Kriterien priorisieren; das können beispielsweise die folgenden sein:
 

• Soll der Planvorschlag eher kosten- oder serviceorientiert sein?
• Ist eine bestimmte Qualifikation, zum Beispiel in der Kommissionierung, ein Muss- oder Kann-Kriterium?
• Inwieweit sollen bzw. können Mitarbeiterwünsche bei der Planung berücksichtigt werden?
   

Durch eine automatisierte Planung unter Berücksichtigung von Zeitwirtschaftsdaten entsteht vollständige Transparenz über die Kosten, die durch die geplante Besetzung anfallen würden. So können auch verschiedene Einsatzszenarien simuliert und nach den definierten Kriterien bewertet werden.

Mitarbeiter in die Planung einbinden

Digitales Workforce Management kommt auch der dritten und immer wichtiger werdenden Dimension entgegen: den Anforderungen der Mitarbeiter an die Arbeitszeit. Kurz- und Langzeitarbeitszeitkonten ermöglichen Unternehmen, die unterschiedlichen Lebensphasen ihrer Belegschaft abzubilden. Je nach Lebensabschnitt – etwa Berufseinstieg, Familiengründung, fortgeschrittenes Erwerbsalter oder auch Pflege von Angehörigen – gewichten Mitarbeiter die Faktoren Zeit und Geld unterschiedlich. In jungen Jahren verkraften Mitarbeiter Vollzeit mit Nachtschichten besser, später können sie eventuell spezielle altersgerechte Schichtmodelle nutzen.

Denn für älteres Personal sollte der Einsatz so abgestimmt sein, dass er eine etwaig geringere Leistungsfähigkeit und mögliche körperliche Einschränkungen berücksichtigt. Einige Maßnahmen für mehr Mitarbeiterorientierung in der Logistik könnten sein:
 

• Freischichten: Um die Erholungswirkung von Freischichten zu optimieren, können sie in eine fünfte Schichtgruppe zusammenfasst werden.
• Wahlarbeitszeiten: Mit den so genannten Wahlarbeitszeiten können Mitarbeiter freiwillig ihr wöchentliches Arbeitsvolumen reduzieren, was wiederum durch eine definierte Anzahl an Ausgleichsschichten pro Jahr kompensiert werden kann.
• Wunschdienstpläne und Tauschbörsen: Über intuitive Self Services können Mitarbeiter ihre Schichten einsehen, Arbeitszeitwünsche oder Fahrgemeinschaften angeben und Schichten tauschen.
   

Qualifikationen intelligent managen

Zeitliche Flexibilität lässt sich durch fachliche Flexibilität optimal ergänzen. Über ein systematisches Qualifikationsmanagement mit Weiterbildungsangeboten kann das Wissen im Logistikunternehmen gezielt auf- und ausgebaut werden. Alle Qualifikationen und Arbeitsplatzanforderungen, zum Beispiel Picker, Gabelstaplerfahrer oder Brandschutzbeauftragte, können mit digitalem Workforce Management verwaltet und disponiert werden. Sogar Qualifikationsgrade lassen sich gezielt einem Arbeitsplatz oder einer Schicht zuweisen. Das System warnt rechtzeitig, wenn Qualifikationen abzulaufen drohen oder für einen Einsatz nicht ausreichend vorhanden sind. Im Idealfall unterstützt die Software mit Vorschlägen, um benötigte und vorhandene Qualifikationen in Einklang zu bringen. Nehmen Mitarbeiter die notwendigen Weiterbildungen wahr, sind sie in der Personaleinsatzplanung automatisch als abwesend gemeldet. Die erneuerten Qualifikationen sind automatisch wieder verfügbar.

Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter

Der zunehmende Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Work-Life-Balance ist ein Signal, das Unternehmen in der Logistik ernst nehmen sollten. Eine Schichtplanung, unabhängig ob kurz- oder langfristig, muss sozialverträglich, familienfreundlich, alternsgerecht und transparent sein. Denn ein Arbeitsumfeld, das allen Generationen entgegenkommt und das Erfahrungswissen älterer Mitarbeiter nutzt, fördert die Produktivität, senkt Personalausfälle und erhöht die Motivation des Teams. So profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Und der Weg zur Logistik 4.0 ist geebnet.