Bedarfsoptimierter Personaleinsatz durch exakte Vorhersagen

Die Auswirkungen von Über- und Unterdeckungen, so verschieden sie auch für jedes Unternehmen ausfallen, sind nahezu jedem Unternehmer bekannt. Während Überdeckungen in der Regel mit erhöhten Personalkosten einhergehen, haben Unterbesetzungen verschiedenste Konsequenzen. Im Handel sinkt beispielsweise der Service Level und damit auch die Konversionsrate und der Umsatz. In der Logistik führen Unterbesetzungen zu Lieferengpässen – die Folgen sind unzufriedene Kunden, eine steigende  Retourenquote, höhere Kosten und sinkender Umsatz. In der Produktion hingegen führt Unterbesetzung eventuell zu Maschinenstillständen – ein kompletter Produktionsstopp wäre der Worst Case, der in jedem Fall vermieden werden muss.

Wie lassen sich Über- und Unterbesetzung verhindern? Die Antwort:

Den richtigen Mitarbeiter

zur richtigen Zeit

zu möglichst geringen Kosten

mit der richtigen Qualifikation

am richtigen Ort einsetzen!

Wie erreichen einen bedarfsoptimierten Personaleinsatz?

Eine faire, gesetzeskonforme, bedarfsgerechte und kostenoptimierte Personaleinsatzplanung ist der Schlüssel zum Erfolg. Der wesentliche Grundstein ist eine fundierte und detaillierte Bedarfsermittlung.

Oft bilden in der Praxis angewandte Einsatz-und Schichtpläne nur einen starren bzw. gleichbleibenden Bedarf ab. Doch die Realität sieht anders aus, denn der Personalbedarf auf Jahres-, Monats- und Tagesebene schwankt in volatilen Märkten stark. Dies betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen gleichermaßen.

Genaue Forecasts sind die Grundlage für eine bessere Planung und ermöglichen einen größeren Spielraum zur Kompensation von Über- und Unterdeckung. Zudem werden Mitarbeiter frühzeitig über Zusatzschichten und Schichtabsagen informiert. Das erlaubt es Mitarbeitern, den eigenen Arbeitsalltag besser und zuverlässiger zu planen und steigert die Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft. Daraus ergibt sich eine geringere Krankheitsquote und eine höhere Produktivität.

Den Bedarfsoptimierten Personaleinsatz durch bekannte Bedarfstreiber und Leistungskennziffern ermitteln

Für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung müssen Zeitpunkt, Anzahl der Mitarbeiter, erforderliche Qualifikationen und der zu besetzende Arbeitsplatz bekannt sein. Für einen Lebensmitteleinzelhändler heißt dies beispielsweise:

Die Besetzungsstärke wird anhand von Bedarfstreibern und Leistungskennziffern ermittelt. Wenn damit gerechnet wird, dass ca. 100 Kunden (Bedarfstreiber) zwischen 14:00 und 16:00 Uhr frische Fleischwaren kaufen möchten und ein Fleischfachverkäufer im Schnitt 25 Kunden in der Stunde (Leistungskennziffer) bedienen kann, dann ergibt sich hieraus ein Bedarf von zwei Mitarbeitern.

Je nach Branche und unternehmerischer Ausrichtung ist der Personalbedarf von verschiedenen Faktoren abhängig und entsprechend auch unterschiedlich zu prognostizieren. Produktions- und Logistikbetriebe leiten ihren Personalbedarf häufig von Vorprozessen oder Absatzmengen ab. Hier erfolgt die Berechnung der Personalbedarfe auf Basis von Bedarfstreibern, deren Höhe für den Planungszeitraum meist bekannt ist:
 

• Bekannte Produktionsvolumina oder Maschinenlaufzeiten
• Bekannte Logistikmengen
• Fixierte Minimal-/Normalbesetzung (z.B. Anlagenüberwachung)
   

Sofern eine hohe Stabilität der Eingangsinformationen vorliegt, lässt sich der Bedarf sehr gut bestimmen.

Den Personalbedarf durch Analysen genau prognostizieren

Häufig sind Vorprozesse oder klare Absatzmengen jedoch nicht bekannt. In diesen Fällen muss auf eine analytisch-statistische Prognose zurückgegriffen werden. Auf Basis vorhandener Bedarfstreiber der Vergangenheit wird der zukünftige Personalbedarf prognostiziert. Dafür werden beispielsweise folgende Parameter betrachtet:
 

• Anzahl Kunden im Referenzzeitraum
• Menge verkauften Kraftstoffs im Referenzzeitraum
• Anzahl untersuchter Laborproben
   

Je höher die zu analysierende Datengrundlage ist, desto genauer kann der Personalbedarf für die Zukunft ermittelt werden. Insgesamt sind der Vielfalt an Bedarfstreibern keinerlei Grenzen gesetzt und eine Kombination verschiedener Bedarfstreiber ist hierbei eher die Regel als die Ausnahme.

Wie finde ich die für mich passenden Bedarfstreiber?

Die Personalbedarfsermittlung bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. Auch hier gibt es unterschiedliche Ausprägungen zwischen den Branchen:

Wird die Ermittlung des Personalbedarfs in einem Unternehmen komplett neu eingeführt, ist es wichtig, die richtigen Parameter für die Analyse zu identifizieren. Je besser die Bedarfstreiber für die Analyse ausgewählt werden, desto exakter wird der Personaleinsatz. Sollte im Unternehmen bereits eine Personalbedarfsermittlung im Einsatz sein, gilt es, bestehende und bereits berücksichtigte Bedarfstreiber sowie verwendete Leistungskennziffern kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen, da sich diese im Laufe der Zeit ändern. Nur so ist  eine kontinuierlich hohe Prognosequalität sichergestellt

Die Auswahl der richtigen Bedarfstreiber, Prognosezeiträume, Trendfaktoren, Referenztage und der entsprechenden Leistungskennziffern ist Voraussetzung für eine hohe Qualität der Personalbedarfsermittlung. Sie bildet die Grundlage für eine optimale Personaleinsatzplanung ohne Über- oder Unterdeckung. Unternehmen können ihre Prognosegenauigkeit um bis zu 30 % steigern (Erfahrung aus ATOSS Projekten) und als Konsequenz daraus Ihre Produktivität und Wirtschaftlichkeit erhöhen.

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