Das Compliance-Management-System der ATOSS Software SE umfasst die Regeln, Normen und Prozesse, welche die Einhaltung aller einschlägigen Rechtsvorschriften und Richtlinien sicherstellen sollen. Die Struktur der Compliance-Organisation sowie des Compliance-Management-Systems sind dabei auf die Anforderungen und Bedürfnisse des gesamten ATOSS Konzerns abgestimmt.
Dabei verstehen wir Compliance zunächst als originäre Führungsaufgabe und als gemeinsame Verantwortung aller Führungsgremien im ATOSS Konzern. Von unseren Führungskräften erwarten wir, dass sie sichtbares Vorbild in Haltung und Werten sind, die Unternehmenskultur von ATOSS in allen Belangen unterstützen und unsere Werte und Leitlinien an unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner weitergeben.
Weiterhin sind auch alle Mitarbeiter unseres Unternehmens verpflichtet, im Rahmen ihrer Aufgaben und Tätigkeiten verbindliche Regelwerke einschließlich des vom Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. erarbeiteten Code of Conducts zu befolgen. Damit unsere Mitarbeiter diese Compliance-Regelwerke verstehen und einhalten, unterstützen wir sie mit gezielter Kommunikation und regelmäßigen Informationen. Die Weitergabe von notwendigen Informationen sowie die Sicherstellung der maßgeblichen Regelwerke des Compliance-Programms stehen bei dieser Compliance-Kommunikation im Vordergrund. Außerdem ermutigen wir unsere Mitarbeiter, gegenüber Verstößen wachsam zu sein und diese geschützt an unser Compliance-Komitee zu melden. Dies bildet die Basis für eine gelebte Compliance-Kultur im gesamten ATOSS Konzern.
Weitere zentrale Bestandteile des Compliance-Management-Systems von ATOSS sind die regelmäßige Untersuchung und Bewertung der konzernspezifischen Risiken. Grundlage hierfür bilden insbesondere die Ergebnisse der halbjährlichen Risiko- und Compliance-Management-Umfrage sowie zusätzliche anlassbezogenen Compliance-Audits. Aus diesen Ergebnissen werden bei Erforderlichkeit ergänzende Maßnahmen abgeleitet werden, um Compliance-Risiken zu vermeiden. Zudem werden die Erkenntnisse aus gemeldeten Verstößen genutzt, um das Compliance-Management-System laufend zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie die Integrität und Nachhaltigkeit des Compliance-Management-Systems zu gewährleisten.
Die Verantwortung für die Kommunikation zu allen Compliance-Themen sowie für die Ausgestaltung und Überwachung des Compliance-Management-Systems liegt bei einem Compliance-Komitee, das direkt an den Finanzvorstand berichtet.
