Vier Gründe, warum die Digitalisierung ein Chance ist
Sie können das Wort „Digitalisierung“ nicht mehr hören? Dann geht es Ihnen vermutlich wie vielen Unternehmern und Arbeitnehmern. Aber warum ist das so? Digitalisierung wird in der Regel mit Automatisierung, Unmenschlichkeit, Wegoptimierung von Arbeitskräften und anderen oft unangenehmen Änderungen verbunden. Das ist aber nur eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steht nämlich das wichtige Thema Selbstverantwortung, das zum Beispiel durch gemeinsam genutzte Medien, Plattformen bzw. Informationspools gefördert wird. Außerdem fallen durch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen und Dokumenten viele ungeliebte Routinetätigkeiten weg. Das gilt in besonderem Maß für das Human Resources Management, das sich oft noch zu sehr mit Administration statt mit Menschen beschäftigt.
In diesem Beitrag zeigen wir auf, welche Chancen die Digitalisierung im Bereich Arbeitszeitmanagement für Sie bereithält.
Arbeitszeiten flexibilisieren, Work-Life-Balance fördern
Das enorme Potenzial einer digitalisierten Arbeitswelt lässt sich bei einem Thema ganz besonders gut aufzeigen: bei der Flexibilisierung von Arbeitszeiten. Ein heiß diskutiertes Thema, das von vielen kritisch betrachtet wird. Flexible Arbeitszeit heißt jedoch nicht zwangsläufig Unmengen von Überstunden, Wochenendarbeit oder bis spät nachts Sonderdienste schieben. Im Gegenteil! Erst eine digitale Personaleinsatzplanung ermöglicht es, die vielen Wünsche der Mitarbeiter mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dazu ein plakatives Beispiel: Allein bei 35 Mitarbeitern entstehen durch verschiedene Startzeiten an fünf verschiedenen Arbeitstagen Millionen von Möglichkeiten an Arbeitszeitszenarien. Diese unglaubliche Komplexität lässt sich nur mit einem starken Algorithmus in einer leistungsfähigen Software für Personaleinsatzplanung bewältigen. Digitalisierung ist also eine Grundvoraussetzung dafür, Arbeitszeiten überhaupt flexibilisieren zu können.
Mehr Transparenz und Fairness bei der Dienstplanung
Ein weiteres Argument für Digitalisierung beim Arbeitszeitmanagement ist die Transparenz, die entsteht. Für HR, Unternehmen und Mitarbeiter. Werden Arbeitszeiten digital erfasst, automatisch bewertet und an das Lohn- und Gehaltssystem weitergegeben, stehen diese Daten allen Beteiligten zur Verfügung und landen nicht im Nirwana. Das bedeutet konkret: Der planende Vorgesetzte weiß, welcher Mitarbeiter bereits häufig Nachtschichten oder Wochenenddienste übernommen haben und kann ungeliebte Sonderdienste fair und gerecht auf andere Kollegen aufteilen.
Die Belegschaft ist frühzeitig über ihren Dienstplan informiert und kann bei Bedarf ein Veto einlegen. Diese Prozesse funktionieren im digitalen Workforce Management automatisch über integrierte Workflows. Das gilt für alle Arten von Genehmigungen, z.B. für Abwesenheiten, Urlaube oder Überstunden. Über so genannte Self Services oder mobile Apps, übrigens auch ein Produkt der Digitalisierung, haben die Mitarbeiter jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeit- oder Urlaubssalden. Digitale Tauschbörsen und Wunschdienstpläne geben ihnen die Möglichkeit, Arbeitszeitwünsche einzureichen oder mit Kollegen Dienste zu tauschen. Dass die notwendigen Qualifikationen dabei berücksichtigt werden, ist im digitalen Workforce Management eine Selbstverständlichkeit!
Die Produktivität steigern, alle profitieren!
Digitalisierung wird auch mit effizienteren Unternehmensprozessen verbunden, was in der Regel, und insbesondere bei aufwändigen Verwaltungstätigkeiten, auch stimmt. Digitales Workforce Management wirkt jedoch auf vielen anderen wichtigen Ebenen, vor allem bei der Produktivität. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Handel. Der Kunde verlässt ohne getätigten Einkauf und unzufrieden das Geschäft, weil er keine persönliche Beratung erhalten hat oder zu lange an der Kasse anstehen musste. Wird das Team im Shop so geplant, dass dem Bedarf entsprechend immer genügend Mitarbeiter auf der Fläche sind, steigen die Konversionsrate und die Motivation der Mitarbeiter. Alle profitieren.
Eine professionelle Lösung für den Personaleinsatz im Handel ermöglicht es, mit einer Personalbedarfsermittlung Bedarfstreiber wie Kundenfrequenzen, Anzahl der Bons, Sonderaktionen und sogar Wetterdaten bei der Planung zu berücksichtigen. Von den Wünschen der Verkaufsmitarbeiter ganz zu schweigen! Es gibt tatsächlich eine Drogeriemarktkette, die lediglich einen Blanko-Dienstplan vorgibt, in den sich die Mitarbeiter nach ihren persönlichen Bedürfnissen eintragen können. Nur wenn nötig, greift der Abteilungsleiter in die Planung ein. Das ist New Work in der Praxis!
Mehr Human Factor für Human Resources
Mal ganz ehrlich! Ist es nicht höchste Zeit, dass sich Human Resources mehr um die Mitarbeiter als um die Administration von Arbeitszeit, Gehalt, Krankheit und Urlaub kümmert? Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Generation Y ist das höchste Gebot der Unternehmen doch das Gewinnen und Binden der inzwischen seltenen Spezies „Fachkraft“. In vielen HR-Abteilungen sieht es jedoch immer noch ganz anders aus. Der Großteil der Arbeitszeit geht für Administration, Routinetätigkeiten und die damit verbundene Zettelwirtschaft verloren. Aus dieser Perspektive ist die Digitalisierung im Arbeitszeitmanagement ein wahrer Segen. Endlich hat die Personalabteilung Zeit für das auch im digitalen Zeitalter immer noch absolut Wesentliche – den Mitarbeiter!
