DIE URLAUBSPLANUNG GANZ EINFACH MEISTERN

Achtung, Geschichtsstunde. Wir alle kennen wohl das bekannte Sprichwort „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Seinen Ursprung hat es, wie könnte es anders sein, im Mittelalter. Es mag so um 1220 gewesen sein. Dort wurde im sogenannten Sachsenspiegel festgehalten, dass derjenige Bauer, der zuerst beim Müller erscheint, den Vorrang zum Mahlen seines Getreides bekommt.

Gehen wir noch weiter zurück. Bereits im römischen Reich gab es eine ähnliche Regelung: „Prior tempore, potior iure – früher in der Zeit, stärker im Recht“. Eine andere Formulierung, die aber das gleiche bedeutet. Sie fragen sich, was die Geschichtsstunde soll? Nun, manch ein Schichtplaner wird sich hier vermutlich wiedererkennen. Ihm ergeht es heute oftmals wie den Müllern im Mittelalter – und zwar, wenn es um die Urlaubsplanung geht.
 

Kostenlos herunterladen: Die wichtigsten Punkte zur Urlaubsplanung in unserer Checkliste.
 

Vier Schwachstellen in der manuellen UrlaubsPlanung

Während sich der Mitarbeiter freut, bricht der verantwortliche Planer vor und während der Urlaubsplanung des Öfteren in Schweißausbrüche aus. Es stapelt sich Formular um Formular, und natürlich kann nicht jeder Wunsch der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Bei der Genehmigung von Urlaub muss es fair zugehen. Der Grundsatz „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ ist oft nicht einzuhalten. Die Urlaubsplanung ist eine große Herausforderung.

Für Personalverantwortliche ist die Urlaubsplanung, die in vielen Unternehmen meist im späten Herbst des Vorjahres stehen muss, ein Drahtseilakt. Denn es müssen  betriebliche Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter in Einklang gebracht werden. Gleichzeitig gilt es gesetzliche und tarifliche Regelungen bezüglich der Urlaubsplanung zu beachten und den Urlaubsanspruch sowie die Lebenssituation der Mitarbeiter mit einzubeziehen. Wer kennt das Thema „Schul- oder Kindergartenferien“ als Disponent nicht?

Je größer das Unternehmen, desto komplexer und fehleranfälliger wird eine solche Urlaubsplanung, wenn sie mit Excel und/oder Bauchgefühl durchgeführt wird. Vier Schwachstellen sind in einer manuellen Urlaubsplanung zu beobachten.

1. Ausrichtung an Bedarfen: Ist die Urlaubsplanung nicht an eine Personalbedarfsermittlung gekoppelt, kann es in Hochzeiten zu Personalmangel kommen, wenn zu viel Urlaub genehmigt wurde.
    
2. Bereichsübergreifende Planung: Wird die Urlaubsplanung nicht bereichsübergreifend abgeglichen, ist eine optimale Vertretungsorganisation kaum möglich. Wird in einer Abteilung Personal benötigt, aus anderen Bereichen kann aber niemand abgezogen werden, droht Produktivitätsverlust.
    
3. Berücksichtigung von Qualifikationen: Nehmen wir einmal an, die Urlaubsplanung wird manuell vorgenommen und es fehlt für die Bedienung einer komplexen Maschine eine erforderliche Qualifikation. Es droht teurer Stillstand. Oder es sind im Ernstfall nicht genügend Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragte im Dienst. Das kann fatale Folgen und Strafen nach sich ziehen.
    
4. Mitarbeiterzufriedenheit: Alle Mitarbeiter sollen fair behandelt werden. Der Planer muss bei der Urlaubsplanung deshalb abwägen: Wer hat schon wie viele Wünsche genehmigt bekommen, wer hat aufgrund der Familiensituation oder geleisteter Mehrarbeit Vorrang? Wie kann der Anspruch eines Mitarbeiters mit dessen Wünschen in Einklang gebracht werden? Eine manuelle Planung auf dem Wandkalender bietet wenig Hilfe bei der fairen Vergabe von Urlauben.
    

Dabei kann die Urlaubsplanung, so komplex sie auch sein mag, so einfach sein. Der Schlüssel ist digitales Workforce Management mit automatisierten Planungsprozessen. Damit sich Planungsverantwortliche nicht wie der Müller am Mühlrad fühlen müssen.

Denn das Sprichwort „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ hat mit der modernen Arbeitswelt nun wirklich nichts mehr zu tun. 

Wie ist ihre Urlaubsplanung aufgestellt? Machen Sie mit unserer Checkliste die Probe aufs Exempel.