Die Vorteile flexibler Arbeitszeiten

Flexible Gestaltung der Arbeitszeit und mit ihr die Dienstplanung ist in aller Munde. Neue Arbeitszeitgesetze und ganz aktuell das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (hier klären wir dazu die wichtigsten Fragen) zur systematischen Arbeitszeiterfassung stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Was bewegt österreichische Unternehmen und Arbeitnehmer aktuell? Und wie kann digitales Workforce Management dabei helfen? Dazu haben wir mit Markus Wieser, Executive Director Product Management bei ATOSS, gesprochen

Markus, weshalb ist das Thema „Arbeitszeit“ in Österreich gerade so aktuell?

Das neue Arbeitszeitgesetz weitet die gesetzlich erlaubte Höchstarbeitszeit auf bis zu zwölf Stunden täglich aus. Damit werden Unternehmen flexibler und können auf die Anforderungen moderner Märkte agiler reagieren. Die Arbeitszeitflexibilisierung in der Praxis umzusetzen, ist jedoch eine echte Herausforderung. Unternehmen müssen unterschiedlichste Interessensgruppen und gesetzliche Rahmenbedingungen berücksichtigen. Dazu gehören auch immer mehr die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter. Gesetze und Anforderungen der Stakeholder ändern sich jedoch permanent, wie man aktuell am Beispiel der „persönlichen“ Feiertagsregelung zum Karfreitag sieht. Deshalb geht es immer stärker darum, den Personaleinsatz entlang von Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Unternehmensspezifika flexibel zu planen und die vorhandene Arbeitszeit optimal und gleichzeitig regelkonform zu nutzen.

Was müssen europäische Unternehmen nach dem EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung beachten?

Unternehmen, die bereits eine Software für Workforce Management nutzen, sind jetzt gut aufgestellt. Denn sie ermöglicht die lückenlose und differenzierte elektronische Erfassung der Arbeitszeit, so wie das aktuelle EuGH-Urteil es vorschreibt. Die Zeiterfassung kann direkt am Arbeitsplatz per PC, über ein Software-Terminal bzw. Telefon oder unterwegs per App auf dem Smartphone erfolgen. Intelligente Automatismen weisen auf fehlende Zeitbuchungen hin und machen die Zeiterfassung sicher und effizient. Die lückenlos erfassten Arbeitszeiten bilden dann die Basis für die Berechnung von Zeitkonten und Zuschlägen sowie die automatische Prüfung von Regeln, etwa die maximale Arbeitszeit oder das Einhalten von Ruhezeiten. So ermöglicht eine Software für Zeitwirtschaft auch gesetzeskonforme Prozesse.

Und welche Rolle spielt mobiles Workforce Management in diesem Zusammenhang?

Bei vielen Dienstleistungsunternehmen, zum Beispiel im Facility Management, bei Multi-Dienstleistern, im Öffentlichen Dienst bei Bau- und Gartenämtern oder der Stadtreinigung, sind die Mitarbeiter überwiegend in mobilen Teams im Einsatz. Dort ist die Arbeitszeiterfassung über PCs oder Terminals nur schwierig realisierbar. Mit unserer mobilen App können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten jederzeit und überall erfassen und richtig kontieren bzw. direkt auf die entsprechenden Projekte buchen. Auch Gruppenbuchungen sind über das Smartphone oder Tablet eines Teamleiters, beispielsweise bei der Gebäudereinigung, möglich. Damit steht der Unternehmenszentrale ein korrekter Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeit zur Verfügung – für ein Projektcontrolling in Echtzeit und maximale Transparenz. Das ist vor allem für Multi-Dienstleister wichtig. Daher setzt beispielsweise unser Kunde HECTAS für die Planung und Steuerung seiner mehr als 10.000 Mitarbeiter in Deutschland, den Niederlanden und Österreich auf digitales Arbeitszeitmanagement. Neue Mitarbeiter, etwa bei Übernahme von Objekten, sind auf diese Weise schnell integriert. Dem Management stehen jederzeit Auswertungen zu allen zeit­wirtschaftlichen Themen zur Verfügung.

Wie können denn Self Services bei der Flexibilisierung der Arbeitszeit helfen?

Digitalisierte Workflows für Routinethemen wie Abwesenheitsanträge, Zeiterfassung oder Zeitkorrekturen und die entsprechenden Genehmigungen helfen Mitarbeitern und Vorgesetzten dabei, Personalprozesse schnell und korrekt abzuwickeln. Über intuitive Self Services können die Mitarbeiter einfach und bequem ihren Urlaub oder Zeitausgleich beantragen, Dienstpläne und Salden abfragen oder vergessene Stempelzeiten nachtragen. Das fördert die Eigenverantwortung, steigert die Motivation und reduziert gleichzeitig Rückfragen in der Personalabteilung. Im Zuge der Arbeitszeitflexibilisierung gewinnt aber auch die Einbindung der Mitarbeiter in die Arbeitszeitgestaltung an Bedeutung. Auch das gelingt über Mitarbeiterportale wie unser Staff Center: Wunschdienstpläne, Schichttauschbörsen oder die Berücksichtigung von Fahrgemeinschaften tragen zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance bei und fördern gleichzeitig die Bereitschaft zu mehr Flexibilität.

Markus, vielen Dank für das Gepräch.