Darum ist agiles Arbeiten wichtig

Inzwischen haben wir es wohl alle einmal gehört: Agiles Projektmanagement, zum Beispiel Scrum, eignet sich für die iterative Umsetzung von Projekten nach Kundenwunsch. Design Thinking Workshops sind der Renner, wenn es um die gemeinsame Entwicklung neuer Geschäftsmodelle geht. Und auch Kanban wird immer wieder benutzt, wenn Projekte abzuarbeiten sind. Fest steht: Agile Methoden der Zusammenarbeit liegen im Trend. Agilität ist jedoch nicht für den Output des Unternehmens und die Innovationskraft wichtig, sondern auch für das, was dahintersteht – die Belegschaft. Mehr Agilität und Entscheidungsspielraum für die Mitarbeiter lassen sich mit wenigen Schritten erzielen. Ein paar Anregungen dazu finden Sie hier.

Kollaborativ arbeiten

Angefangen hat es wohl mit dem sogenannten Crowdsourcing und den speziellen Plattformen hierfür. Die damit angesprochene „Source“ war aber eher außerhalb des eigenen Unternehmens zu suchen – in der Crowd eben. Anstatt extern nach Ideen und Innovationen zu suchen, ist die Kollaboration dafür da, intern nach Gold zu schürfen. Kollaborative Arbeitstools ermöglichen eine neue Art, kreativ zu arbeiten, Ideen gemeinsam zu entwickeln und so an Ergebnissen unmittelbar teilzuhaben. Jeder kann über ein kontinuierliches Ideensammeln, Verknüpfen, Bereichern und Bewerten auf breiter Basis mitentscheiden, wo es in Zukunft langgeht.

Diese Tools tragen nicht nur zur „Weisheit der Vielen“ bei, sie machen auch die Zusammenarbeit einfacher, angenehmer, schneller und produktiver – und damit auch motivierender. Sie erleichtern den Zugang zu Entscheidern und beschleunigen Entscheidungsprozesse. Innerhalb der Tools findet man zum Beispiel Antworten in Echtzeit, auf die man üblicherweise manchmal Stunden oder Tage wartet, wenn man Kollegen konsultiert. Unabhängig davon, für welche Aktivitäten und Bereiche Sie diese neuen digitalen Instrumente nutzen, das Miteinander im gesamten Unternehmen wird eine neue Qualität erreichen. Der Zusammenhalt wächst, statt Silo-Denken wird eine Share-Economy implementiert.  

Arbeitszeiten flexibilisieren

Auch in diesem Bereich hat sich dank Digitalisierung in den letzten Jahren viel getan. Schichttauschbörsen, Self Services und sogar Wunschdienste lassen sich mit Hilfe von Workforce Management Software so intuitiv umsetzen, dass es Mitarbeitern tatsächlich Spaß macht, sie zu benutzen. Grafisch aufbereitete Dashboards geben einen raschen Überblick über aktuelle Zeit- und Urlaubssalden oder weitere wichtige Informationen wie etwa die morgige Schicht. Gleichzeitig können die Mitarbeiter per Self Service jederzeit bequem Anträge stellen, zum Beispiel für Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit. Oder Arbeitszeiten bzw. Kostenstellen erfassen. Davon profitieren auch die Personalverantwortlichen. Stellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, erhält der Vorgesetzte eine Mitteilung und kann den Antrag zügig genehmigen oder ablehnen. Dabei stehen per Mausklick alle Informationen zur Verfügung, die zur Entscheidung notwendig sind: Urlaubs- und Zeitsalden, Überstunden, Abwesenheiten anderer Teammitglieder im beantragten Zeitraum oder das Beantragungsdatum. Der Vorgesetzte hat auch Zugriff auf den aktuellen Jahreskalender seiner Mitarbeiter und kann jederzeit eine Anwesenheitsliste mit Echtzeitdaten aufrufen. Die zentrale Speicherung aller zeitwirtschaftlichen Informationen in der Software ermöglicht dem Management das tägliche Standard-Reporting auf Knopfdruck. So stehen zum Beispiel Tagesdienstplan, Monatsübersichten und Fehltagekalender pro Mitarbeiter sofort als pdf-Datei zur Verfügung.  

Workforce Management zum Vorteil von Mitarbeitern und Unternehmen

Über Workforce Management Lösungen können Mitarbeiter nicht nur in die Administration, sondern auch in die Dienstplanung einbezogen werden. Über die Funktion „Arbeitszeitwünsche“ sehen sie, welche Arbeitszeit- oder Schichtangebote an einem bestimmten Tag zur Verfügung stehen, und können sie per Mausklick auswählen. Über die digitale Tauschbörse lassen sich bereits geplante Zeiten oder Schichten auch noch sehr kurzfristig unter Kollegen tauschen. Dabei kann der Mitarbeiter entweder selbst ein Tauschangebot erstellen oder über die Suchfunktion ein passendes suchen. Alle dafür notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen, zum Beispiel für eine bestimmte Maschine in der Produktion oder die Kasse im Handel, stehen über die Tauschbörse auf einen Blick zur Verfügung. Auch können Wünsche und Tauschangebote nur dann eingestellt werden, wenn alle vom Dienstplaner definierten Regeln auch nach dem Tausch erfüllt sind und kein Konflikt mit Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, Qualifikation oder Ruhezeiten entsteht. Die Software bezieht die Wünsche der Mitarbeiter bzw. den Schichttausch direkt in die Planung ein. So macht Arbeitszeitflexibilisierung Mitarbeitern und Unternehmen Spaß!

Gesunde Arbeitsumgebung

Zur geistigen Agilität gehört auch die körperliche An-  und Entspannung. Mit unternehmensinternen Angeboten für Yoga, Massagen und Fitness bleiben „Denkarbeiter“ leistungsfähig und motiviert. Warum also nicht beim Telefonieren mit Headset am Fenster stehen und dabei bewusst atmen oder ein bisschen Augentraining machen? Die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz ist leider kein Garant für Leistung. Damit das Gehirn auf Hochtouren kommt, braucht es nicht nur Sauerstoff, sondern auch offene, helle Büroflächen und Arbeitsplätze, die auf die neuen Formen der Arbeit abgestimmt sind. Das ermöglicht konzentriertes Vorgehen und einen regen Austausch. Die Denkarbeit des Gehirns verläuft in vier Phasen: Inspirieren, konzentrieren, aktivieren, regenerieren. Diesen Rhythmus gilt es zu unterstützen, auch durch individuellere Zeiteinteilung. Und: Gehirne ermüden sehr schnell. Deshalb sind Rückzugsorte, Garten, Terrasse oder eben das Lümmel-Sofa nicht nur eine Möglichkeit zum crossfunktionalen Plausch und Ideenaustausch, sondern auch Entspannung fürs Gehirn. Musik, Düfte und leichtes gesundes Essen sind dabei übrigens auch eine große Hilfe.
 

Können Arbeitnehmer ihre Arbeitsumgebung zumindest in Teilen mitgestalten, führt das erfahrungsgemäß zu mehr Zufriedenheit, Motivation und Leistungsbereitschaft. Und genau dieses Wissen sollten Sie nutzen. Die Tools und Möglichkeiten dafür sind vorhanden. Jetzt geht es nur noch darum, sie gewinnbringend einzusetzen – für Mitarbeiter und Unternehmen.