Strategisch downtime management

Het compenseren van onvoorziene personeelstekorten

Of het nou patiëntenzorg in de gezondheidszorg is, de werking van machines in de productie of de ondersteuning van klanten in de stationaire handel: In veel bedrijfssectoren is het onmogelijk om succesvol te opereren zonder dat het personeel continue wordt ingezet. Om de productiviteit op lange termijn te garanderen helpt systematisch downtime management om adequaat en kostenefficiënt te reageren op kortdurende personeelstekorten of behoefte aan extra personeel.

Downtime management: individueel succesvoller

De meest voorkomende bronnen van fouten bij downtime management zijn de onjuiste berekening van "personeelsbuffers" en een lage mate aan flexibiliteit over de divisies en afdelingen heen. Daarnaast is er meestal een gebrek aan transparantie over de vereiste en bestaande kwalificaties om geschikte vervanging te vinden. Een gefundeerde probleemanalyse helpt om dergelijke zwakke punten aan het licht te brengen.

Er is evenwel geen algemene formule om verliezen te compenseren die op alle bedrijven kan worden toegepast. Alle benaderingen en instrumenten hebben hun voor- en nadelen. Een gefundeerde procesanalyse, afgestemd op uw behoeften helpt bij het vinden van een intelligente combinatie van maatregelen die optimaal voldoet aan uw eisen. Downtime management vraagt altijd om een op maat gemaakt concept.

Maatregelen voor optimalisatie: Het compenseren van werknemersverzuim

Zelfs met een goede en op de behoeften afgestemde personeelsplanning ontstaan er compensatiebehoeften wanneer medewerkers onverwacht afwezig zijn, meestal als gevolg van kortstondige ziekten. Om downtime tegen te gaan is het daarom raadzaam om eerst het ziektepercentage in uw bedrijf te verlagen. Ziekteverzuim door stress, gebrek aan slaap of door overbelasting kan vaak worden voorkomen door overuren te verminderen, nachtploegen tot een minimum te beperken of overmatig lichamelijk werk te compenseren met voldoende rustperiodes.

Bovendien kan ook het meenemen van het ziektepercentage in de prognose van de behoefte aan personeel een eventueel personeelsbestandstekort compenseren. Preventieve maatregelen zoals de verbetering van de arbeidsomstandigheden en de optimalisering van de verwachte personeelsbehoefte onder andere door rekening te houden met het ziektepercentage, zorgen ervoor dat onverwachte personeelsuitval van meet af aan tot een minimum kan worden beperkt.

In geval van daadwerkelijk tekort aan personeel moet er vervangende capaciteit beschikbaar zijn om aan de vraag te voldoen. Deze capaciteit moet in het dienstrooster worden opgenomen. Maar hoe kunnen deze capaciteiten worden verkregen? Enerzijds moeten de taken zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd om een flexibele personeelsinzet te kunnen garanderen.

Indien nodig kan personeelsuitval gecompenseerd worden zonder tussenkomst van derden. Aan de andere kant moeten werknemers gekwalificeerd zijn voor een verscheidenheid aan functies. Dit maakt het mogelijk om divisieoverschrijdende "springerpools” en "joker"-diensten te creëren. Extra stand-by diensten kunnen op verschillende momenten de inzet van personeel ondersteunen.

Een combinatie van deze maatregelen is in de praktijk bijzonder effectief gebleken. De flexibiliteit met betrekking tot de personeelstaken, de werktijden en de inzet kan dus aanzienlijk worden verhoogd en aangepast aan de eisen, omdat een flexibelere inzet van het personeel de synchronisatie van het personeelsaanbod en -behoefte mogelijk maakt. Op deze manier kunnen extra kosten voor personeelsbuffers worden vermeden en kunnen de administratieve kosten worden verminderd.